Kami Punya Konsep, Bukan Pengalaman: Di Balik Lahirnya V-Fest

Tepat tanggal 09 Maret lalu, kami satu kelas KPI mengadakan buka bersama. Selain karena untuk menjalin silaturrahmi, juga karena fomo aja ikut-ikutan kelas lainnya. Tidak ada seremonial, yang ada hanya datang dan ngobrol perihal random, sesuai dengan keinginan masing-masing—sembari menunggu adzan Maghrib dan anggota kelas yang terlambat datang karena tersasar di jalan.

Setelah prosesi buka bersama selesai, kami untuk pertama kalinya membuka percakapan tentang rencana pelaksanaan event untuk memenuhi tugas UAS sebuah mata kuliah. Ini baru terpikirkan saat itu juga, karena melihat deadline yang diberikan oleh dosen sudah dekat dan kebetulan 97% anggota kelas hadir. Karena masih pertama kalinya, maka yang harus kami rembukkan adalah susunan panitia.

Buka bersama

Kami bergeser dari Temu Coffee—tempat kami buka bersama—ke monumen Arek Lancor untuk melanjutkan permusyawaratan. Di sana kami membahas konsep acara yang kemudian hasilnya akan kami setorkan pada dosen pengampu untuk dikaji dan didalami. Menyesuaikan dengan kemampuan dan persiapan panitia untuk melaksanakannya nanti.

Rapat demi rapat dilakukan, revisi demi revisi diperbaiki. Kami adalah orang-orang yang belum pernah melakukan hal ini sebelumnya, tapi kami yakin dengan konsep, bimbingan dan kesemangatan, hal ini akan berjalan dengan baik.

Hasil musyawarah bersama panitia dan dosen pengampu akhirnya berbuah hasil, nama event kami adalah Visual Creativity Festival, atau yang disingkat V-Fest. Secara garis besar, kami akan mengadakan lomba fotografi, mini vlog, dan desain poster untuk adik-adik SMA/sederajat di Pamekasan dan mahasiswa di UIN Madura. Acara puncaknya akan kami meriahkan dengan sharing session bersama Kreator Konten berdarah China-Madura, Ci Melia Santoso, dan pameran foto hasil belajar kami di kelas dengan berbagai macam tema.

Kami mempersiapkan itu semua dengan sebaik mungkin. Panitia mengajak kerjasama ke banyak pihak untuk menjadi sponsor dan media partner. Semuanya dicoba. Percetakan, kuliner, pemerintah kabupaten, klinik kecantikan, travel umroh, media lokal, konveksi, dan lapisan lainnya yang kami anggap bisa menjadi bala bantuan menjaring lebih banyak peserta lomba dan support dana.

Poster lomba kami share ke media sosial, dan media partner kami turut merepost. Tapi selain itu, kami juga kirim panitia turun ke sekolah-sekolah untuk memasukkan surat permohonan delegasi. Semuanya tak langsung berjalan mulus, tapi dengan evaluasi dan perbaikan cepat kami bisa memenuhi kuota peserta lomba sesuai dengan target yang kami inginkan. Tahu apa selanjutnya? Ya, kami mulai mempersiapkan klimaks dari semua huru-hara ini, yaitu closing ceremony.

Musyawarah penempatan closing ceremony berjalan sedikit lama, kami memiliki beberapa opsi yang sama-sama kuatnya. Tapi keputusan harus diambil, kami akhirnya memilih Peringgitan Mandhapa Agung Ronggosukowati untuk menjadi venue closing event khususnya sharing session dan pameran foto.

Kami menghubungi bagian umum pemerintah kabupaten untuk izin peminjaman pendopo, setelah mengecek tanggal—dan tanggal yang kami maksud itu kosong—akhirnya kami valid menggelar penutupan event di pendopo Ronggosukowati.

Berpindah ke persiapan lainnya, tim perlengkapan dan anggota panitia yang lain menggarap papan-papan untuk tempat pameran foto. Dengan alat dan bahan seadanya, kami bisa memaksimalkan konsep pameran foto dengan cara yang sederhana tapi tidak kalah membahana. Apresiasi yang tinggi saya ucapkan—selaku yang membersamai teman-teman dari awal hingga akhir—pada panitia yang turut membantu proses pembuatan stand pameran foto, karena sudi begadang memikirkan konsep dan penggarapan dari mulai hingga selesai. Kalian luar biasa.

Branding di media sosial juga sangat kami perhatikan. Seluruh bentuk pertanyaan dan kebingungan peserta baik dalam segi teknis dan lainnya, kami tampung langsung di sesi tanya jawab. Baik via ig story dan whatsapp chat ke tim humas atau bagian tertentu yang bersangkutan. Termasuk kemarin sempat terjadi trouble di website pendaftaran, tim publikasi dengan cepat mengklarifikasi serta memberikan solusi sementara agar peserta yang terkendala bisa menyelesaikan proses pendaftaran.

Menjelang penutupan, tim mulai menghubungi para juri dari masing-masing lomba untuk mulai melakukan penilaian terhadap karya para peserta. Antusiasme teman-teman peserta lomba dalam mengirim karya terbaiknya, menjadi komitmen tersendiri bagi kami untuk menyeleksi karya sebaik mungkin. Penilaian sepenuhnya kami serahkan ke tangan juri, tanpa intervensi dari panitia sedikit pun.

Sehari sebelum closing, kami mulai mempersiapkan tempat penutupan. Mengangkat barang-barang seperti stand pameran, menata kursi, menggelar karpet, menyapu lantai, memasang banner, mengatur denah tempat check-in tamu, dan lainnya. Semua panitia dikerahkan. Terutama proses pemindahan photobooth dari rumah saya ke pendopo yang amat sangat tricky, karena sempat menabrak tiang lampu di jalan.

Tapi semuanya terkendali. Kami menyelesaikan hal-hal lain seperti mencetak sertifikat langsung di pendopo hingga larut malam. Saya sendiri sampai tidak yakin, besok pagi buta akan bangun atau tidak. Ditambah juga belum sekalipun mempersiapkan apa-apa untuk prakata panitia di esok harinya. Saya tidur jam tiga dini hari, dengan keyakinan jam lima saya harus bangun dan harus menjadi orang pertama yang sampai ke pendopo untuk mengecek lagi persiapan di tempat.

Benar saja, pagi saat saya sampai ke lokasi, stand pameran sudah berantakan terkena angin semalam, gapura bunga milik sponsor kami juga roboh, tidak kuat diterpa angin kencang. Tali-tali foto pameran acak-acakan saling berkait, kami harus menyisir tali itu satu persatu agar foto pameran bisa menggantung sempurna. Papan pameran yang awalnya ada di pinggir, berpindah ke tengah karena terdorong angin. Untung waktu itu masih sangat pagi—karena ibu-ibu di teras pendopo masih senam—jadi masih ada waktu untuk kami memperbaiki semuanya.

Kalau saya tidak luput, acara resmi dimulai jam 08.30. Itu sebenarnya molor setengah jam, tapi karena durasi sharing session yang tidak terlalu lama, acara bisa selesai lebih cepat dari rundown. Keseluruhan acara berjalan lancar. Sesi tanya jawab disambut baik oleh peserta dan panitia. Hingga pemberian hadiah dan penutup, alhamdulillah berjalan baik-baik saja.

Sharing session

Dengan rasa syukur yang tiada batas, saya bisa bernafas lega. Akhirnya acara ini selesai dengan memuaskan.

Setelah acara, kami mulai beres-beres. Mengembalikan semua barang yang dipinjam, membuka banner, bersih-bersih, dan mengantarkan merchandise ke sebagian sponsor serta media partner yang berhalangan hadir.

Sekretaris panitia mengirim press release, dan media partner mulai memberitakan event kami ke media sosial. Notifikasi link berita beberapa kali masuk ke pesan whatsapp, termasuk pesan dari dosen pengampu kami.

“Selamat beristirahat semua,” tulis bu Fieda singkat. Teman-teman menanggapi dengan reaksi love, dan saya betul-betul tidur nyenyak setelah itu.

***

Mungkin tulisan ini sangat optimis, ya. Tapi tidak dapat dipungkiri, masih ada banyak kekurangan dan kesalahan yang terjadi selama pelaksanaan event. Kami hanyalah perkumpulan orang-orang yang memiliki konsep, bukan pengalaman. Jadi, segala bentuk kekurangan dan kekeliruan adalah murni karena ketidaktahuan. Dan segala bentuk keberhasilan adalah buah dari evaluasi dan bimbingan dari seluruh elemen, khususnya dosen pengampu mata kuliah kami, ibu Hafidlatul Fauzuna, M.I.Kom.

Terima kasih sekali lagi saya ucapkan—sebelumnya sudah saya sampaikan di prakata ketua panitia, hehe—kepada seluruh sponsor dan media partner, yang telah membantu kami baik dari segi pendanaan, merchandise, konsumsi, publikasi dan lainnya. Kami adalah pemula, jadi mohon maaf apabila treatment yang kami berikan terdapat sesuatu yang keliru atau salah. Kami siap memperbaiki untuk kesempatan berikutnya.

Tak lupa kepada seluruh peserta lomba, saya ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya. Karena telah mempercayakan karya terbaiknya kepada V-Fest. Terlepas dari siapa yang menang dan kalah, yang terpenting bagi kami adalah keberanian untuk mengirim karya dan bersaing demi menemukan sejauh mana passion teman-teman berada. Jangan cepat puas, terus mencoba.

 Terakhir, saya ucapkan terima kasih kepada teman-teman KPI 24—panitia pelaksana V-Fest 2026—atas kerjasama yang luar biasa.

Ada satu hal yang belum saya ceritakan dari awal. Selayaknya perkumpulan manusia dengan karakter berbeda, kelas kami sebenarnya tidak seadem-ayem yang terlihat. Perbedaan pendapat seringkali terjadi, orang Madura biasa menyebutnya dhuson—situasi di mana saling menutup komunikasi karena tak sejalan. Karena seringnya hal itu terjadi, sebagian dari kami—termasuk saya—kerap memilih menerima saja keputusan yang disepakati demi menghindarinya.

Tapi menyaksikan acara ini berjalan hingga selesai, saya justru meyakini bahwa keputusan itu bukan sekadar soal benar atau salah, melainkan tentang solidaritas dan kebersamaan—dan justru itulah yang membawa kami, dengan segala perbedaan kami, sampai di titik ini.

Prakata

Panitia

Photobooth (sebelum menabrak tiang lampu)

Pameran